Informativa sulla Privacy

Ai sensi dell'art. 13 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR) — Ultimo aggiornamento: aprile 2026

La presente informativa descrive come Actualize SRL raccoglie, utilizza e protegge i dati personali degli utenti che utilizzano i software ACTUApresenze (applicazione desktop Windows) e ACTUAtimbra (applicazione mobile Android e iOS).

1. Titolare del trattamento

2. Tipologie di dati trattati

I software trattano le seguenti categorie di dati personali:

Categoria	Dati specifici	Software coinvolto
Dati anagrafici	Nome, cognome, data di assunzione, data di cessazione, qualifica	ACTUApresenze, ACTUAtimbra
Dati di accesso	Indirizzo email, password (cifrata), token di sessione	ACTUApresenze, ACTUAtimbra
Dati di presenza	Timestamp delle timbrature, fonte di accesso (NFC / GPS / libera / manuale)	ACTUApresenze, ACTUAtimbra
Dati di localizzazione	Coordinate GPS — utilizzate esclusivamente per la verifica della zona autorizzata al momento della timbratura. Non vengono archiviate.	ACTUAtimbra
Identificatori dispositivo	UID del tag NFC — utilizzato per verificare l'autorizzazione del tag. Non associato al dispositivo dell'utente.	ACTUAtimbra
Dati organizzativi	Azienda di appartenenza, reparto, orario contrattuale, giustificativi di assenza e presenza	ACTUApresenze, ACTUAtimbra

Non vengono trattati dati appartenenti alle categorie particolari di cui all'art. 9 GDPR (dati sulla salute, opinioni politiche, dati biometrici, ecc.).

3. Finalità e base giuridica del trattamento

Finalità	Base giuridica (art. 6 GDPR)
Rilevazione e registrazione delle presenze dei dipendenti	Esecuzione di un contratto / obbligo legale (D.Lgs. 66/2003)
Verifica dell'identità del lavoratore al momento della timbratura	Legittimo interesse del datore di lavoro
Elaborazione mensile delle presenze e calcolo delle ore lavorate	Esecuzione di un contratto / obbligo legale
Gestione delle richieste di giustificativo (ferie, permessi, ecc.)	Esecuzione del contratto di lavoro
Esportazione dati verso software paghe (TeamSystem e compatibili)	Obbligo legale / esecuzione del contratto
Autenticazione e sicurezza dell'accesso ai sistemi	Legittimo interesse / esecuzione del contratto

4. Modalità del trattamento e conservazione dei dati

I dati sono trattati mediante strumenti informatici con misure di sicurezza adeguate a prevenire accessi non autorizzati, perdita o divulgazione. In particolare:

• I dati sono archiviati su infrastruttura cloud Supabase (PostgreSQL), con cifratura dei dati in transito (TLS) e a riposo.
• L'accesso ai dati è protetto da Row Level Security (RLS): ogni installazione cliente accede esclusivamente ai propri dati, identificati da un codice univoco di postazione.
• Le password degli utenti sono gestite dal servizio di autenticazione Supabase Auth e non sono mai accessibili in chiaro.
• I token di sessione dell'app mobile sono conservati nel SecureStorage del dispositivo, isolato dalle altre applicazioni.
• Le coordinate GPS non vengono mai trasmesse ai server né archiviate.

I dati di presenza sono conservati per il periodo necessario all'adempimento degli obblighi contrattuali e di legge, e comunque non oltre 10 anni dalla cessazione del rapporto di lavoro, salvo diversa disposizione normativa applicabile.

5. Comunicazione e trasferimento dei dati

I dati personali non vengono ceduti a terzi per finalità commerciali. Possono essere comunicati a:

• Supabase Inc. — fornitore dell'infrastruttura cloud, in qualità di Responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR. I server sono localizzati nell'Unione Europea (West EU). Il trasferimento è coperto dalle garanzie previste dal GDPR.
• Software di gestione paghe del datore di lavoro — i file di esportazione (RILPRE, IMPMOV) vengono generati localmente e trasmessi dall'azienda cliente al proprio consulente del lavoro o software paghe, sotto la responsabilità del datore di lavoro.
• Autorità pubbliche — nei casi previsti dalla legge.

Non viene effettuato alcun trasferimento di dati verso paesi terzi al di fuori dello Spazio Economico Europeo, salvo quanto indicato per Supabase Inc. e coperto da adeguate garanzie contrattuali.

6. Diritti dell'interessato

Ai sensi degli artt. 15–22 del GDPR, ogni interessato ha il diritto di:

• Accesso — ottenere conferma del trattamento e copia dei dati personali;
• Rettifica — richiedere la correzione di dati inesatti o incompleti;
• Cancellazione ("diritto all'oblio") — richiedere la cancellazione dei dati nei casi previsti dalla normativa;
• Limitazione — richiedere la limitazione del trattamento in determinati casi;
• Portabilità — ricevere i propri dati in formato strutturato e leggibile da macchina;
• Opposizione — opporsi al trattamento basato su legittimo interesse;
• Revoca del consenso — ove il trattamento sia basato sul consenso, revocarlo in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente.

Le richieste possono essere inviate a: info@actualizemedia.it oppure tramite raccomandata A/R all'indirizzo del Titolare. Il Titolare risponderà entro 30 giorni dalla ricezione.

L'interessato ha inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

7. Informazioni specifiche per l'app mobile ACTUAtimbra

L'app ACTUAtimbra richiede le seguenti autorizzazioni del dispositivo:

• Posizione (GPS) — richiesta solo durante la timbratura GPS per verificare che il dispositivo si trovi all'interno di una zona geografica autorizzata dall'azienda. La posizione viene elaborata localmente e confrontata con le coordinate delle zone configurate. Non viene trasmessa né archiviata.
• NFC (Near Field Communication) — richiesta per la lettura dei tag NFC autorizzati. Viene letto esclusivamente l'UID hardware del tag per la verifica. Nessun altro dato del dispositivo viene letto.
• Internet — necessaria per la comunicazione con i server Supabase (invio timbrature, autenticazione, sincronizzazione dati).

L'app non utilizza fotocamera, microfono, rubrica contatti o altre risorse del dispositivo.

I dati di sessione (token di autenticazione, identificativo postazione) sono conservati nel SecureStorage del sistema operativo (Android Keystore / iOS Keychain) e rimangono sul dispositivo dell'utente. Vengono eliminati al logout.

8. Cookie e tecnologie di tracciamento

I software ACTUApresenze e ACTUAtimbra sono applicazioni native e non utilizzano cookie. Il presente sito vetrina (actualizemedia.it) utilizza esclusivamente cookie tecnici necessari al corretto funzionamento della navigazione. Non vengono installati cookie di profilazione o di terze parti a scopo pubblicitario.

9. Sicurezza dei dati

Actualize SRL adotta misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati personali da accessi non autorizzati, alterazioni, divulgazioni o distruzioni. Le misure includono:

• Cifratura delle comunicazioni tramite protocollo TLS;
• Autenticazione sicura con gestione centralizzata tramite Supabase Auth;
• Controllo degli accessi ai dati basato su policy RLS (Row Level Security) a livello di database;
• Isolamento dei dati per cliente tramite identificativo univoco di postazione;
• Nessuna memorizzazione di dati sensibili in chiaro sul dispositivo mobile.

10. Modifiche alla presente informativa

Actualize SRL si riserva il diritto di aggiornare la presente informativa per adeguarla a modifiche normative o operative. La versione aggiornata sarà sempre disponibile su questa pagina con indicazione della data di ultima modifica. In caso di modifiche sostanziali, gli utenti saranno informati tramite i canali appropriati.

11. Contatti